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Jan 24th
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Videoconferencias

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Este sistema de comunicación nos ahorra tiempo,  hace innecesarios algunos viajes y traslados.
Nos permite ofrecer conferencias y entrevistas sin tener que movernos de la ciudad en la que estamos.
Nos facilita la realización de "reuniones" con gente que se encuentra en diferentes puntos del planeta.

Pero, la videoconferencia también nos impone cierto respeto...

 

Nos aterra pensar que nos veremos mal, que nos escucharemos peor...

Y, aunque nos esforcemos en demostrar que no somos novatos en esto, y que los adelantos de la tecnología son nuestro pan de cada día, en el fuero interno sabemos que esas cosquillas en el estómago son nervios y pánico de no tener todo previsto para que nuestra participación en la videoconferencia transcurra de la mejor manera posible.


 

Nos invitan a participar de una videoconferencia...  No nos atrevemos a preguntar ciertas cosas que, quizás para los que tienen experiencia sean obvias, pero para nosotros no lo son...

¿Hay alguna forma de mostrar a todos los participantes esquemas, textos, estadísticas, fotos, videos, etc?...
¿Nuestros interlocutores escucharán todo lo que se hable dentro de la sala, o hay alguna forma de hacer consultas o comentarios "silenciosos"?...
¿Existe algún "código" de vestir? ¿de hablar? ¿de moverse?...

Veamos... 

Una videoconferencia es muy similar a cualquier otra reunión, salvo por el hecho que los participantes no se encuentran en el mismo lugar físico. 
Pueden estar organizadas de diferentes formas: 

  • dos únicos puntos de conexión, donde en cada uno puede haber una o más personas
  • muchos puntos de conexión, donde en cada uno puede haber una o más personas.

Pero siempre habrá alguien que actuará como "líder", esa persona tendrá a su cargo la organización de la videoconferencia con todo lo que conlleva, y, llegado el momento de conectarse, será quien presentará a los participantes, organizará el debate, la presentación de documentos, etc.

Los participantes actuarán de la misma manera en que lo harían en una reunión "cara a cara", harán y responderán preguntas, analizarán ideas, discutirán opciones, negociarán...

Sin embargo, habrá algunas diferencias a tener en cuenta... 
Veamos algunos trucos que te ayudarán a lograr que tu participación en la videoconferencia sea impecable:

Presentación de documentos:

  • Una vez fijada la fecha de la videoconferencia, se enviará, ya sea por e-mail, fax o correo, una agenda a cada uno de los participantes.  En ella constarán los puntos a tratarse.  Si tienes pensado incluir en tu presentación cualquier tipo de documento, estadísticas, diagramas, esquemas, fotos, presentaciones, etc. es conveniente que los hagas llegar a la persona encargada de la organización, para que, llegado el momento, cada uno de los participantes cuente con una copia de los documentos que vas a presentar.
  • Si no tienes oportunidad de enviar los documentos antes, concurre al lugar donde se realizará la videoconferencia con 20 o 30 minutos de anticipación.  No olvides que los técnicos deberán preparar los documentos para su presentación.
  • Para que los documentos sean legibles durante la videoconferencia, es importante que éstos hayan sido preparados con una cierta configuración:
    • presenta los documentos en hojas apaisadas (colocadas en forma horizontal)
    • configura la página con márgenes amplios, más amplios de lo normal
    • no utilices tinta negra sobre papel blanco.  Para que la visualización de textos sea correcta, lo más adecuado es utilizar tinta negra sobre papel o fondo de colores pastel
    • utiliza un tipo de letra claro (puede ser Arial o Helvética) y de un tamaño no menor a 24 pt.
    • deja doble espacio entre las líneas
    • en lo posible, no utilices más de 6 líneas de texto por página
    • utiliza siempre papeles o fondos opacos
    • evita utilizar, tanto en textos como en esquemas y diagramas, los colores rojo, amarillo, y toda la gama de naranjas
    • haz gráficos simples y con pocas leyendas

 

Comportamiento ante la cámara:

La videoconferencia es una transmisión de video "en vivo".   Este tipo de transmisiones tienen un retraso normal de algunos segundos en el envío y recepción de imágenes.  Por lo tanto, cualquier gesto brusco o repetitivo puede verse amplificado y resultar molesto para los que reciben la imagen. 

Otro punto a tener en cuenta, es que los micrófonos que se utilizan en este tipo de comunicación son muy sensibles.

Pero veamos algunos trucos:

  • Actúa con normalidad, como si estuvieras en una reunión "convencional"
  • Habla mirando a la cámara, en un tono de voz normal y en forma clara
  • Intenta no hacer gestos o movimientos bruscos; gesticula lo menos posible
  • Cuando no estés hablando, o cuando quieras hacer consultas o comentarios con la gente que se encuentra contigo, apaga el micrófono.
  • Recuerda que, una vez terminada tu intervención, aunque no te estén oyendo, te están viendo.  Evita movimientos bruscos, movimientos de "ir y venir", de "hamaca" o giratorios.
  • No olvides que todos los sonidos serán amplificados y transmitidos durante la videoconferencia.  Evita todos esos ruidos que a veces provocamos inconscientemente:  golpecitos sobre la mesa, con el pie, con un lápiz...
  • No olvides apagar el micrófono si tienes que arrugar papeles, pasar las hojas de un documento, etc.

 

Vestimenta

Es importante tener en cuenta que la imagen, durante una videoconferencia, no es tan clara o nítida como la que acostumbramos ver en televisión. 

Los colores fuertes o muy oscuros provocarán problemas de brillo y contraste; los diseños pequeños, espigados, rayas, etc. harán que la imagen se vea fuera de foco;  el blanco se verá sucio...

Veamos algunos turcos:

  • Evita las telas de diseños pequeños, como por ejemplo los espigados, los cuadritos o las rayas finas.  Las cámaras distorsionan ese tipo de dibujos, haciendo que la imagen parezca fuera de foco.
  • Evita el negro, el blanco y los colores fuertes. 
  • Es importante hacer hincapié en que se deberá evitar el uso del color blanco.  La mayoría de los señores creen que es más adecuada una camisa blanca... Sin embargo, las camisas blancas deberán evitarse ya que ese color crea un efecto de luz y sombra que hará que la camisa se vea manchada.  Te aconsejamos que vistas una camisa de algún color muy pálido (rosa, amarillo, celeste...) pero nunca una blanca.
  • Evita el uso de joyas o accesorios que puedan hacer ruido durante tu intervención; los micrófonos captarán y amplificarán estos sonidos tanto como tu voz.

¿Qué es lo más apropiado, entonces?

Las telas lisas, sin diseños.  Los colores pastel o muy pálidos.  Para los señores, el traje azul o gris con camisas en tonos pastel.

 


Una entrevista... Una conferencia... Un discurso...
Cámaras de televisión... Filmaciones... Y el pánico: ¡¿qué me pongo?!

Oprime aquí y encontrarás algunos consejos y trucos que te serán muy útiles en la eventualidad de que te llegue el momento de enfrentarte a las cámaras.

 

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